Quatro Consulting Docs

Contabilitate interna

Meniul Conturi (fig.94)- deschide ferestra conturilor de contabilitate interna. Conturile de clientela pot fi vizualizate si in aceasta sectiune selectand Tip Cont=Clienti. Conturile de decontare intre sedii (341) se vizualizeaza in sectiunea Decontari.

fig.94

La acest nivel se pot adauga conturi de contabilitate interna, modifica, sterge (in  cazul in care nu sunt tranzactii pe aceste conturi), vizualiza extrasul de cont, fisa sah sintetica sau analitica si in plus exista facilitati de cautare dupa sinteticul de cont.

Adaugarea conturilor de contabilitate interna se face selectand valuta, sucursala, sinteticul de cont (fig.95)

fig.95

In cazul unui cont cu sold initial acesta se va introduce dupa adaugarea contului sub butonul Balanta SI/RL (fig.96)

fig.96

Se pot completa soldurile initiale la data balantei de deschidere cat si rulajele la data ultimei balante inchise (fig.97).

fig.97

Butonul Scadente permite inserarea in baza de date a unor date de scadenta pentru contul de contabilitate interna. Pentru aceste scadente se poate culege data scadentei, valuta de exprimare a scadentei si suma in valuta exprimarii. Evaluarea sumelor de scadenta in valuta RON la data ultimei reevaluari trebuie sa fie egala cu soldul echivalent RON al acestui cont. Acest buton este utilizat pentru culegerea datelor necesare raportului Raportare statistica in cazul in care contul are mai multe scadente sau trebuie raportat in alta valuta decat valuta contului. Aceste valori trebuiesc revizuite lunar. In cazul unei singure scadente sau egalitatii de valuta nu se utilizeaza acest buton si scadenta se va completa in campul Data scadenta de pe macheta principala.

Datele informative referitoare la titularul de cont de contabilitate interna (altii decat clientii) se culeg in sectiunea Contrapartida. Aici se deschide un tabel cu datele titularilor de cont deja introdusi in sistem. Acelasi titular poate fi atasat la mai multe conturi. In cazul in care titularul de cont nu este cules in sistem se adauga utilizand butonul Adauga.(fig.98)

fig.98

Alegerea unuia existent se face cu butonul Cautare iar eventuala modificare cu butonul Modifica.

Pe macheta conturi butonul Modifica permite modificarea atributelor contului (atat cont intern cat si cont de clientela). In cazul clientelei acest lucru se impune uneori pentru corectia denumirii contului, a functiunii, a limitelor inferioara si superioara cat si a starii contului (blocat sau activ)

Tot pe macheta de conturi Extrasul de cont ca si Fisa sah se face pentru o perioada precizata. Aceasta incepe de obicei de la ultima balanta contabila inchisa dar poate cuprinde orice interval dorit.(fig.99,fig.100)

fig.99

fig.100

Fisa contului contine informatii despre tranzactiile efectuate. Orice tranzactie marcheaza in sistem suma in valuta contului, suma in ech RON a tranzactiei cat si valorile IFRS pentru suma in valuta contului si suma in ECH RON. Orice tranzactie in sistemul RAS va posta sume si pe valorile IFRS. Orice tranzactie in sistemul IFRS va posta sume numai pe valorile IFRS. Butonul Modifica nota conduce catre meniul de introducere note (vezi sectiunea urmatoare) si permite modificarea notei contabile curente sau stergerea/stornarea acesteia. Aceste operatiuni se pot realiza daca tranzactia este ulterioara ultimei balante inchise. Pentru stornarea unei tranzactii anterioara balantei inchise nota de stornare va fi ulterioara acestei date (fig.101).

fig.101

In cazul in care prin stornare se doreste postarea in sistem a unei tranzactii anterioare ultimei balante inchise operatiunea nu se va efectua.

Meniul Jurnale - deschide ferestra de listare a jurnalelor operatorilor. La deschiderea ferestrei operatiunile contabile sunt numerotate pentru listare si in cazul in care se face o inserare a unei operatiuni pe un jurnal numerotat se va face renumerotarea acestora si aplicatia va afisa data de la care acestea trebuie relistate. Aceasta numerotare asigura un numar unic incremental continuu (fara pauze) atribuit cronologic tuturor operatiunilor contabile.

Pe un interval precizat, pentru listarea jurnalului unui operator se alege acel operator din lista sau se pot lista jurnalele pentru toti operatorii detaliat sau centralizat (in functie de optiunea de bifa)( fig.102)

fig.102

Meniul Note- permite introducerea de note manuale in sistem. In acest meniu sunt predefinite o parte din operatiunile cu grad mai ridicat de repetabilitate si pentru care o parte a conturilor prezente in tranzactie sunt cunoscute aprioric. Orice operatiune automata sau manuala introdusa in sistem este atasata unei predefiniri (fig.103).

fig.103

Predefinirile se aleg din sectunea stanga a ecranului iar cea denumita Note permite adaugarea de note generice. In aceasta fereastra se pot vizualiza centralizat notele introduse in sistem de un operator (selecta in sectiunea operatori) pe aceasta predefinire in sectiunea -TOATE- care cuprinde si sectiuena -AUTOMATE- (note generate automat in sistem) cat si cele manuale operate pe clientela (contul debit sau credit este de clientela) sau pe conturi de contabilitate interna pe un interval de date ce reprezinta data tranzactiei (Data - contabila) sau data la care a fost introdusa in sistem (Data - operare)

Avand selectat o predefinire (in afara de -TOATE- si -AUTOMATE-) se poate introduce o tranzactie in sistem. De exemplu pentru o tranzactie care implica cel putin un cont de clientela se va culege analiticul clientului si numarul de contract (pentru a filtra doar acele conturi) si se va introduce suma in dreptul operatiunii dorite (EX: client=cont intern, cont intern=client sau client=client).(fig.104)

fig.104

Pentru fiecare suma introdusa in campul valoare se deschide automat o macheta in care se culege tranzactia efectiva. Parcurgand aceasta macheta utilizand tasta TAB in campul contd se vor filtra conturile clientului cu analitic 900 iar pentru contul credit care nu este precizat trebuie completate 3 caractere. Dupa 2 secunde se va deschide o fereastra cu conturile fintrate pe aceste caractere introduse.

In continuare se completeaza suma (care poate fi o fractie din suma initiala in macheta anterioara), valuta, explicatia, centrul de profit si registrul. Acesti ultimi 2 parametrii sunt informativi. (fig.105)

fig.105

Se observa ca in exemplul atasat suma initiala de 100 a fost contabilizata in 2 note contabile de cate 50 utilizand formule contabile diferite. Aceste insa au fost efectuate pe predefinirea contd=client si contc=cont de contabilitate interna.

Similar se adauga notele si pentru celelalte predefiniri, pana la concurenta sumelor initiale, dupa care se valideaza butonul Accepta. Acesta posteaza notele in baza de dae. Pana la acest moment notele adaugate mai pot fi modificate cu butonul Modifica sau eliminate cu butonul Sterge. In cazul in care se sterg note trebuie ajustata suma predefinirii pentru a realiza concurenta cu notele introduse sau se mai introduc note pana la concurenta sumelor. In cazul in care o predefinire nu este utilizata nu se completeaza suma in dreptul ei.

Un alt exemplu este plata salariilor prin banca (existent in sectiunea Banca-Plata salarii) in care se efectueaza note standard de genul celor afisate in imagine. Contul de banca nu este predefinit decat la nivel sintetic astfel incat la momentul culegerii notei se poate alege oricare din conturile de banca.( fig.106)

fig.106

Se va completa suma in dreptul operatiei (operatiilor) dorite, si se culeg notele la aparitia machetei de nota contabila.

Meniul Balante contabile - permite inchiderea automata a conturilor de venit sau cheltuiala la data selectat si inchiderea/deschiderea balantei contabile la data selectata (fig.107)

fig.107

Inchiderea balantei are ca efect stocarea in sistem a unei balante a conturilor analitice la data selectata. Anterior acestei date nu se mai pot face operatiuni in sistem. Data contabila (prima zi ulterioara ultimei balante inchise) este afisata pe desktop-ul aplicatiei pe fond albastru.

In mod curent se va inchide balanta la fiecare sfarsit de luna.

Inchiderea ultimei zile din an are ca efect crearea automata unei balante de deschidere in prima zi a anului curent.

Meniul Listare balante - permite listarea in format Excel a oricarei balante inchise in format sintetica (la nivelul conturilor sintetice predefinite in planul de conturi) cu rulaje cumulate la zi sau la luna precedenta, analitica (la nivelul conturilor analitice predefinite in planul de conturi) sau o balanta analitica cu toate conturile din sistem ( fig.108).

fig.108

Mai exista optiune de listare a conturilor din afara bilantului, cat si a conturilor care nu au rulaje/solduri intr-o valuta (utilizata in sistem) cat si in sistemul RAS sau IFRS.

---